Zmeny v zboroch a oblastiach

Každý skautský oddiel, zbor či oblasť si žije svojím životom a súčasťou tohto života sú aj najrôznejšie zmeny a novinky. Patria medzi ne aj zmeny personálne, ktoré sú absolútne prirodzeným prvkom fungovania jednotlivých kolektívov.

Ako však zariadiť takéto zmeny administratívne?

Zápisnica

Zbor

Minimálne raz za tri roky má zbor povinnosť zorganizovať zborové zhromaždenie, ktorá volí zborovú radu. Viac o tomto procese je možné nájsť v Organizačnom poriadku. V období medzi zborovými zhromaždeniami sa pravidelne stretáva zborová rada a plánuje a hodnotí činnosť zboru. Väčšina zborov tieto zhromaždenia plánuje na začiatok kalendárneho roka, výnimkou však nie je ani akýkoľvek iný mesiac v roku.

Zo zborového zhromaždenia je potrebné vyhotoviť jednoduchú zápisnicu, ktorej kópia sa posiela na Ústredie Slovenského skautingu a príslušnému oblastnému vodcovi do 30 dní od konania. Všetky zmeny (vodcu zboru, oddielových vodcov, sídla zboru) je potrebné vyznačiť a uviesť nové mená a adresy, ako aj kontaktné údaje.

Vzor zápisnice je k dispozícií nižšie.

Oblasť

Každé tri roky organizuje oblasť oblastné zhromaždenie, ktoré volí oblastnú radu. Viac o tomto procese je možné nájsť v Organizačnom poriadku. Z oblastného zhromaždenia je potrebné vyhotoviť zápisnicu, ktorej kópia sa posiela na Ústredie Slovenského skautingu a vodcom zborov a samostatných oddielov v oblasti do 30 dní od konania. Všetky zmeny vo funkciách, prípadne o sídle je potrebné vyznačiť a uviesť nové mená a adresy, ako aj kontaktné údaje. V prípade nového vodcu oblasti je potrebné uviesť aj jeho rodné číslo.

Zmena vodcu zboru/oblasti

V prípade zmeny vodcu zboru alebo oblasti prebieha tento proces:

• Na základe zápisnice nahlási Ústredie zmenu na Ministerstvo vnútra. Po zaevidovaní zmeny v Registri mimovládnych neziskových organizácií podpíše štatutár SLSK s novým štatutárom zboru/oblasti novú Dohodu o právnej subjektivite.
• Nový štatutár preberá od predchádzajúceho štatutára celkovú agendu (odporúčame vyhotoviť si preberací protokol v súvislosti s majetkom a záväzkami, ktorý obaja štatutári podpíšu).
• Nový štatutár nahlasuje zmenu na príslušné úrady a inštitúcie, predovšetkým:
  • Daňový úrad SR
  • banka / peňažný ústav (zmena osoby oprávnenej disponovať účtom v súčinnosti s predchádzajúcim štatutárom)
  • kontaktuje partnerov zboru a predstaví sa im (napr. prenajímateľ klubovne, obecný úrad…)

Zmeny v oddieloch

Pokiaľ prebehnú zmeny v oddiele (vodca, názov, zánik, vznik oddielu) mimo času riadnej registrácie zboru alebo samostatného oddielu, je tieto zmeny nutné zaznamenať v systéme Tee-Pee

Je dôležité aby mal vodca oddielu v systéme Tee-Pee uvedené kontaktné údaje (mail, telefónne číslo) kvôli komunikácii potrebných informácií aktuálnym vodcom.

Zmenilo sídla zboru/oblasti

V prípade zmeny sídla zboru alebo oblasti prebieha tento proces:

• Na základe zápisnice nahlási Ústredie zmenu na Ministerstvo vnútra. Po zaevidovaní zmeny v Registri mimovládnych neziskových organizácií podpíše štatutár SLSK s novým štatutárom zboru/oblasti novú Dohodu o právnej subjektivite.
• Nový štatutár nahlasuje zmenu na príslušné úrady a inštitúcie, predovšetkým:
  • Daňový úrad SR
  • banka/peňažný ústav (zmena osoby oprávnenej disponovať účtom v súčinnosti s predchádzajúcim štatutárom)
  • kontaktuje partnerov zboru a predstaví sa im (podľa potreby a situácie)

Vznik a zánik zboru/oblasti

Založenie prípadne zánik nového zboru alebo oblasti si vyžaduje silnú kooperáciu s Ústredím, preto je potrebná komunikácia všetkých krokov. Každý z týchto procesov začína zaslaním zápisnice zo zborovej schôdze/oblastného zhromaždenia, ktoré o vzniku/zániku rozhodlo. O ďalších krokoch informuje štatutára Ústredie.

V procese každej z týchto zmien sa budeme snažiť byť nápomocní a radi poradíme na ustredie@skauting.sk.

Oznámenie o pridelení IČO

Pri žiadostiach o grantovú podporu v rôznych projektoch je často nutné prikladať oznámenie o pridelení IČO. Proces získania pre zbory a oblasti trvá dlhšie, preto odporúčame žiadať Ústredie o toto oznámenie v predstihu.

Agendu týchto oznámení vedie Ministerstvo vnútra SR. Žiadosť o vydanie oznámenia na Ministerstvo vnútra musí podávať materská organizácia, teda Ústredie. Neakceptujú, ak si oznámenie vypýta zbor/oblasť (nižšia organizačná zložka) a nevydáva sa na počkanie.

Prosíme vás teda o trpezlivosť a spoluprácu.